Prowadzisz stronę internetową, sklep online lub aplikację? Gromadzisz dane użytkowników, np. w celu realizacji zamówień, wysyłki newslettera czy analizy ruchu? W takim razie obowiązują Cię przepisy RODO oraz wymogi dotyczące plików cookies. Jednym z kluczowych elementów zgodności z prawem jest prawidłowo przygotowana polityka prywatności i cookies. W tym artykule wyjaśniamy, co powinna zawierać polityka prywatności zgodna z RODO, jakie informacje muszą zostać ujawnione użytkownikom oraz jak zadbać o przejrzystość i zgodność z przepisami.
Czym jest polityka prywatności i cookies?
Polityka prywatności to dokument informujący użytkowników, w jaki sposób ich dane osobowe są przetwarzane przez administratora strony internetowej. Polityka cookies natomiast opisuje zasady wykorzystywania plików cookies oraz technologii śledzących na stronie.
Kto musi wdrożyć te dokumenty?
Obowiązek posiadania polityki prywatności i cookies dotyczy każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe za pośrednictwem strony internetowej czy korzysta z plików cookies. Dotyczy to zarówno sklepów internetowych, blogów, jak i firmowych stron www – wszędzie tam, gdzie użytkownik może np. wysłać wiadomość przez formularz kontaktowy czy zapisać się do newslettera.
Kluczowe elementy polityki prywatności zgodnej z RODO
Polityka prywatności powinna być przejrzysta, zrozumiała i dostępna dla każdego użytkownika. Zgodnie z RODO, musi zawierać następujące informacje:
- tożsamość i dane kontaktowe administratora danych,
- dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (jeśli został powołany),
- cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych,
- kategorie przetwarzanych danych osobowych,
- informacje o odbiorcach danych (np. dostawcy usług IT, księgowość, kancelarie prawne),
- okres przechowywania danych,
- prawa osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przenoszenie danych, skarga do UODO),
- informacje o przekazywaniu danych poza EOG (jeśli dotyczy),
- informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (jeśli dotyczy).
Polityka cookies – co powinna zawierać?
Polityka cookies powinna jasno określać:
- jakie pliki cookies są wykorzystywane na stronie (np. techniczne, analityczne, marketingowe),
- w jakim celu są wykorzystywane poszczególne pliki cookies,
- jak długo są przechowywane na urządzeniu użytkownika,
- jak użytkownik może zarządzać plikami cookies (np. poprzez ustawienia przeglądarki lub dedykowany panel na stronie).
Baner cookies – jak spełnić wymogi RODO?
RODO wymaga, aby użytkownik miał realny wybór dotyczący wyrażenia zgody na wykorzystywanie plików cookies, które nie są niezbędne do działania strony. Oznacza to, że baner cookies powinien umożliwiać zarówno akceptację, jak i odrzucenie poszczególnych kategorii plików cookies oraz zapewniać łatwy dostęp do szczegółowych informacji o polityce cookies.
Jak wdrożyć i aktualizować dokumenty?
- Opracuj politykę prywatności i cookies przy wsparciu specjalistów z zakresu prawa ochrony danych osobowych.
- Udostępnij dokumenty w łatwo dostępnym miejscu na stronie internetowej.
- Zapewnij możliwość pobrania dokumentów w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Regularnie weryfikuj i aktualizuj treść polityki w razie zmian w przepisach lub technologii.
Bezpieczeństwo prawne Twojej firmy
Przygotowanie polityki prywatności i cookies zgodnej z RODO to nie tylko obowiązek prawny, ale także wyraz szacunku wobec użytkowników i budowanie zaufania do marki. Właściwie opracowane i wdrożone dokumenty chronią firmę przed ryzykiem prawnym oraz wzmacniają jej profesjonalny wizerunek.
Goliński Kancelaria zapewnia wsparcie prawne firmom z branży IT oraz e-commerce. Pomagamy tworzyć dokumenty prawne odpowiadające profilowi działalności firmy – w tym regulaminy sklepów internetowych, polityki prywatności i ogólne warunki umów. Przeprowadzamy również audyty serwisów internetowych pod kątem zgodności z przepisami i pomagamy we wdrażaniu rozwiązań zgodnych z obowiązującym prawem.
Zainteresował Państwa ten artykuł prawny? A może szukają Państwo innych tematów, bądź doprecyzowania poruszonych zagadnień prawnych?
Prosimy o przesłanie stosownych informacji poprzez formularz kontaktowy.
Zespół naszych doświadczonych prawników, adwokatów oraz radców prawnych z Zielonej Góry, posiadających szeroką wiedzę z różnych dziedzin prawa, zapozna się z otrzymanym zapytaniem i dołoży wszelkich starań, by udzielić stosownych informacji.